Có hóa đơn vẫn bị loại chi phí: Doanh nghiệp đang bỏ sót điều gì?

한 기업이 사무실에서 사용할 프린터를 800만 동에 구입했습니다. 프린터는 정상적으로 납품되어 직원들이 매일 사용하고 있으며, 세금계산서에도 회사명과 세금코드가 정확하게 기재되어 있습니다. 다만, 직원이 물품을 받을 때 판매자에게 현금으로 결제한 뒤 회사에 비용 정산을 요청했습니다.

구매는 실제로 이루어졌고, 프린터도 업무에 사용되고 있습니다. 그러나 500만 동 이상 지출에 적용되는 비현금 결제 증빙 요건을 충족하지 못했습니다. 따라서 적법한 세금계산서가 있고 프린터를 사무실에서 사용하고 있다는 사실만으로 해당 비용의 법인세상 손금 인정이 보장되지는 않습니다.

이처럼 일상적인 구매에서도 세무상 문제가 발생할 수 있습니다. 물품과 세금계산서는 확인했지만, 결제 요건을 놓친 것입니다.

1. ‘비용 불인정’은 기업에 어떤 영향을 미칠까요?

이 글에서 말하는 ‘비용 불인정’은 법인세 과세소득을 계산할 때 해당 지출을 손금으로 인정하지 않는 것, 즉 손금불산입을 의미합니다.

회사는 실제로 돈을 지출했을 수 있습니다. 회계 장부에는 거래의 실질과 회계 규정에 따라 반영해야 하지만, 법인세 신고 시에는 손금 요건을 충족하지 못한 금액을 조정해야 합니다.

예를 들어 회사가 1억 동을 비용으로 계상했지만, 세무상 손금으로 인정받지 못했다고 가정해 보겠습니다. 법인세 신고 시 해당 금액만큼 과세소득을 늘리는 조정이 필요합니다. 회사에 과세소득이 있고, 세율 20%가 적용되며, 다른 영향 요인이 없다면 법인세 부담은 2,000만 동 증가합니다.

따라서 문제는 단순히 ‘서류 한 장이 부족하다’는 데 그치지 않습니다. 회사가 사업을 위해 실제로 지출했더라도 세무 요건을 충족하지 못하면 추가 세금 부담으로 이어질 수 있습니다.

또한 매입 부가가치세(VAT) 공제와도 구분해야 합니다. 매입세액 공제는 공제 요건을 충족한 매입 VAT를 매출 VAT에서 차감하는 것입니다. 회계상 비용 계상, 법인세상 손금 인정, 매입 VAT 공제는 각각 별도로 검토해야 합니다.

2. 세금계산서와 함께 거래를 입증할 수 있어야 합니다

법인세법 제67/2025/QH15호 제9조와 시행령 제320/2025/NĐ-CP호 제9조 제1항은 실제 지출, 사업 관련성, 세금계산서·증빙 및 결제에 관한 요건을 규정하고 있습니다. 기업은 같은 시행령 제10조의 손금불산입 항목도 함께 확인해야 합니다.

일반적인 운영비 지출이라면 관련 서류를 통해 다음 사항을 설명할 수 있어야 합니다.

무엇을 구매했는지, 어떤 업무를 위한 것인지, 실제로 무엇을 제공받았는지, 어떻게 결제했는지.

• 서비스 세금계산서는 있지만 제공받은 사실을 입증하기 어려운 경우

컨설팅, 마케팅, 채용, 교육, 경영지원 서비스에서 이러한 문제가 발생하기 쉽습니다. 컴퓨터나 책상과 달리 서비스 결과는 눈앞의 물품으로 확인하기 어려울 수 있기 때문입니다.

마케팅 캠페인의 경우 실제 업무에 맞는 자료를 보관하는 것이 좋습니다. 업무 범위, 제작 콘텐츠, 캠페인 보고서, 결과물 전달 자료 또는 완료 확인 자료 등이 해당합니다. 세금계산서만 남아 있다면 회사가 어떤 서비스를 제공받았는지 설명하기 어려워질 수 있습니다.

모든 서비스에 동일한 검수 양식을 사용해야 한다는 뜻은 아닙니다. 이는 증빙 관리에 관한 실무 권고입니다. 자료는 거래의 성격과 규모에 맞아야 하며, 업무가 실제로 수행되었다는 사실을 뒷받침할 수 있어야 합니다.

• 세금계산서는 있지만 사업 목적을 설명하기 어려운 경우

고객과 계약을 논의한 식사와 대표이사 가족의 개인적인 식사 모두 음식점에서 세금계산서를 받을 수 있습니다. 그러나 회사 정보로 발행되었다는 이유만으로 개인적인 지출이 사업 관련 비용이 되지는 않습니다.

접대비의 경우 접대한 거래처, 만남의 목적, 참석자 또는 승인된 비용 정산 요청서 등 거래에 맞는 정보를 보관하는 것이 좋습니다.

이러한 자료는 지출 목적을 설명하는 데 도움이 됩니다. 모든 식사에 획일적인 서류 묶음을 작성해야 한다는 의미는 아닙니다.

3. 결제 요건은 세무 신고가 아니라 지급 전에 확인해야 합니다

시행령 제320/2025/NĐ-CP호 제9조 제1항 c목에 따르면, 건별 500만 동 이상인 재화·서비스 구매 및 기타 지급은 규정상 특수한 경우를 제외하고 비현금 결제 증빙 요건을 충족해야 합니다.

예를 들어 사무용 장비를 800만 동에 구입하고 판매자에게 현금으로 직접 지급했다면, 물품 수령과 적법한 세금계산서만으로 결제 증빙 요건의 미충족을 해소할 수는 없습니다.

같은 항 c목의 c1에서는 동일한 판매자로부터 같은 날 여러 차례 구매한 경우, 각 거래가 기준 금액 미만이라도 합계가 해당 기준 이상이면 비현금 결제 증빙을 갖추도록 규정하고 있습니다.

따라서 구매 담당 부서는 결제 전에 회계 담당자와 확인하는 절차를 마련해야 합니다. 월말에 세금계산서를 전달하는 방식만으로는 이미 완료된 거래의 문제를 뒤늦게 발견할 수 있습니다.

• 직원이 회사를 대신하여 결제한 경우

직원이 개인 계좌로 회사 물품을 구매했다고 해서 비용이 자동으로 불인정되는 것은 아닙니다. 다만, 시행령 제320/2025/NĐ-CP호 제9조 제1항 c목의 c2는 비현금 결제, 세금계산서·증빙, 구매 또는 결제를 허용하거나 위임하는 근거, 회사의 직원 상환 등에 관한 요건을 두고 있습니다.

VAT의 경우에는 시행령 제181/2025/NĐ-CP호 제26조 제2항 i목에 따라 직원이 재무 규정 또는 내부 규정에 근거하여 비현금 방식으로 결제하고, 회사도 직원에게 비현금 방식으로 상환해야 합니다. 그 밖의 매입세액 공제 요건도 함께 충족해야 합니다.

비용 정산 서류는 다음 과정이 연결되도록 구성하는 것이 좋습니다.

업무 지시 또는 대리 구매 허용 → 세금계산서 수취 → 직원의 결제 → 정산 요청 → 회사의 상환

베트남에 진출한 한국 기업에서는 대표이사의 메신저 승인을 적절한 증빙 절차와 연결할 필요가 있습니다. 메시지 한 건이 필요한 근거 서류를 모두 대체한다고 보아서는 안 됩니다.

• 물품이나 서비스를 제공받았지만 아직 지급하지 않은 경우

대금을 아직 지급하지 않았다고 해서 해당 비용을 즉시 손금불산입해야 하는 것은 아닙니다.

시행령 제320/2025/NĐ-CP호 제9조 제1항 c목의 c3와 재무부 시행규칙 제20/2026/TT-BTC호 제3조 제13항 c목은 요건을 충족하고 계약서 및 물품·서비스 인도 확인서를 갖춘 미지급 비용의 처리를 규정하고 있습니다. 실제 지급 시에는 결제 증빙 요건을 충족해야 하며, 요건에 맞지 않게 현금으로 지급하면 해당 지급이 발생한 과세기간에 손금 인정 비용을 줄이는 조정이 필요합니다.

이는 지급 시점이 다음 연도로 넘어가는 거래에서 특히 중요합니다. 비용을 이미 계상했더라도 실제 지급이 완료될 때까지 증빙을 관리해야 합니다.

4. 서류가 충분해도 항목별 요건은 별도로 확인해야 합니다

일부 지출에는 별도의 한도나 조건이 적용됩니다. 세금계산서와 계좌이체 증빙이 있다는 이유만으로 모든 금액을 손금으로 인정받을 수는 없습니다.

예를 들어 시행령 제320/2025/NĐ-CP호 제10조 제4항 d목은 직원에게 직접 제공하는 복리후생비 중 해당 과세연도의 실제 지급 급여를 기준으로 산정한 1개월 평균 급여액을 초과하는 부분을 손금불산입하도록 규정하고 있습니다.

회사의 복리후생비 한도가 적정하게 산정된 결과 3억 동이고, 한도 적용 대상 지출의 합계가 3억 6,000만 동이라고 가정해 보겠습니다. 서류와 결제 증빙이 충분하더라도 초과분 6,000만 동은 손금으로 인정되지 않습니다. 한도 이내 금액도 관련 요건을 충족해야 합니다.

기업은 지출의 실제 성격에 따라 분류해야 합니다. 직원에게 지급한 모든 금액을 복리후생비로 묶거나, 세무 처리를 위해 명칭만 바꾸는 방식은 적절하지 않습니다.

5. 간단한 관리 절차로 증빙 누락을 줄일 수 있습니다

법인세 신고 시점까지 기다릴 필요는 없습니다. 기업은 네 단계로 지출을 관리할 수 있습니다.

FDI 기업에서 본사의 승인은 지출 결정을 설명하는 자료가 될 수 있습니다. 그러나 베트남의 증빙 및 세무 요건을 자동으로 대체하지는 않습니다. 운영 부서, 결제 담당자, 회계 담당자는 자료 제출 책임을 명확하게 정해야 합니다.

문제를 발견했다면 먼저 원인을 구분해야 합니다. 실제 자료가 아직 취합되지 않은 것인지, 세금계산서 정보를 수정해야 하는지, 아니면 거래 자체가 세무 요건을 충족하지 못한 것인지 확인해야 합니다.

모든 문제가 서류 보완으로 해결되는 것은 아닙니다. 날짜를 소급하여 작성하거나 실제 거래와 다른 자료를 만들어서는 안 됩니다.

좋은 증빙은 회사가 무엇을 위해 지출했고, 무엇을 제공받았으며, 어떻게 결제했는지 설명할 수 있어야 합니다. 거래가 발생할 때부터 이 세 가지를 관리하면 소명에 필요한 시간을 줄이고 법인세 신고에도 보다 능동적으로 대응할 수 있습니다.

ESG Global & Partners는 기업의 비용 증빙 검토, 결제·직원 정산 절차 정비, 운영 부서와 회계 담당자 간 업무 연계를 지원합니다. 베트남에 진출한 한국 기업이 지출 승인 단계부터 증빙을 점검하면, 대표자는 대금을 지급하기 전에 세무 위험을 파악할 수 있습니다.

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본 글은 2026년 10월 9일까지 확인한 정보를 기준으로 작성되었습니다. 사례는 이해를 돕기 위한 예시이며, 실제 손금 인정 여부는 거래의 성격, 발생 시점 및 구체적인 증빙에 따라 판단해야 합니다.

법적 근거

• 법인세법 제67/2025/QH15호 제9조.

• 시행령 제320/2025/NĐ-CP호 제9조 제1항(c목의 c1·c2·c3 포함), 제10조 제4항 d목.

• 재무부 시행규칙 제20/2026/TT-BTC호 제3조 제13항 c목.

• 시행령 제181/2025/NĐ-CP호 제26조 제2항 i목.