사무실·한국인 전문가 숙소 임차: 어떤 서류를 보관해야 할까요?

필요한 서류를 준비하려면 먼저 임대인이 법인인지 개인인지, 숙소 입주자가 회사 직원인지 한국 측 기업이 보낸 전문가인지를 구분해야 합니다.

1. 사무실·주택 임차 시 기본 서류

계약서에는 임차 장소, 기간, 임차료, 지급 주기, 보증금과 부대비용을 명확하게 기재해야 합니다. 임차료를 올리거나 계약을 연장했다면 변경 합의서도 함께 보관해야 합니다.

임대인에 따라 확인할 증빙은 다음과 같습니다.

개인에게 자산을 임차하는 경우, 시행규칙 제20/2026/TT-BTC호 제3조 제13항 d목은 손금 인정 여부를 판단하기 위한 서류로 임대차계약서와 임차료 지급 증빙을 규정하고 있습니다. 계약에서 임차료에 세금이 포함되지 않는다고 정하고 회사가 관련 규정에 따라 세금을 대납해야 한다면, 납세 증빙을 갖춘 대납 세액도 손금에 포함할 수 있습니다.

따라서 개인 임대인에게 세금계산서를 받지 못했다는 이유만으로 임차료가 손금불산입되는 것은 아닙니다. 해당 거래에 맞는 증빙과 시행령 제320/2025/NĐ-CP호 제9조의 요건을 함께 확인해야 합니다.

대금을 지급하기 전에는 임차료에 세금이 포함되어 있는지, 누가 신고·납부하는지, 어느 계좌로 지급하는지를 정해 두는 것이 좋습니다.

2. 전문가 숙소는 회사가 주거비를 부담하는 근거도 필요합니다

임대차 서류 외에 전문가의 근무 형태에 맞는 자료를 보관해야 합니다.

전문가가 회사와 근로계약을 체결한 경우

근로계약이나 부속합의서의 주거비 조항을 확인해야 합니다. 시행령 제320/2025/NĐ-CP호 제10조 제8항 b목의 b2는 근로계약에 회사가 지급하는 주거비가 명시되어 있고, 해당 지급이 급여 성격이며 규정에 따른 세금계산서와 증빙을 갖춘 경우 손금으로 인정하도록 규정하고 있습니다.

베트남 기업과 한국 기업 간 계약에 따라 전문가가 근무하는 경우

두 기업의 계약에서 베트남 기업이 전문가의 베트남 근무 기간 중 숙소 비용을 부담한다고 명시해야 합니다. 이는 같은 조항의 b3에서 규정하고 있습니다.

담당 부서는 임대차 서류를 회계팀에 전달할 때 이러한 약정도 함께 보내는 것이 좋습니다. 한국 측에서 보낸 전문가라면 파견 관련 문서와 근무 기간도 보관해 임차 기간과 대조할 수 있도록 해야 합니다.

전문가 명의로 임대차계약을 체결하고 회사가 대금을 지급한다면 실제 약정과 증빙을 검토해야 합니다. 계약 명의만으로 손금 인정 여부를 단정할 수는 없습니다.

3. 회사가 대신 지급한 주거비는 개인소득세도 확인해야 합니다

회사가 집주인에게 직접 송금하더라도 직원에게 제공한 과세 대상 혜택에 해당할 수 있습니다.

시행령 제253/2026/NĐ-CP호 제8조 제2항 h목에 따르면, 사용자가 대신 지급하는 주택 임차료, 전기·수도료와 부대서비스 비용은 실제 지급액을 기준으로 직원의 과세소득에 포함합니다. 다만 해당 주거 관련 비용을 제외한, 해당 사업장에서 발생한 총 과세소득의 15%를 초과하지 않습니다.

15%는 과세소득에 포함하는 주거 혜택의 상한입니다. 세율이나 회사의 임차료 손금 인정 한도가 아닙니다.

회계팀은 입주자, 거주 기간과 회사의 대납 금액을 확인하여 세금을 계산해야 합니다. 전문가에게 주거수당을 현금으로 지급하는 경우에는 별도로 검토해야 하며, 대납 주거비의 계산 방식을 그대로 적용해서는 안 됩니다.

4. 입주 시 임시거주 신고도 확인해야 합니다

법률 제47/2014/QH13호 제33조에 따르면, 외국인은 숙박시설을 직접 관리·운영하는 사람을 통해 임시거주를 신고해야 합니다. 신고기한은 도착 후 12시간이며, 오지·원격 지역은 24시간입니다.

회사는 집주인이나 관리업체와 신고 담당자를 정하고, 신고 후에는 완료 여부를 확인할 수 있는 자료를 보관하는 것이 좋습니다. 임대차계약서가 임시거주 신고를 대신하지는 않습니다.

5. 보증금과 인도·반환 관련 서류도 따로 보관하세요

세무 증빙 외에 다음 자료를 보관하면 임차 기간 중 발생하는 문제에 대응하기 쉽습니다.

• 임대 권한 확인 자료: 대리인이 서명하거나 전대하는 경우 특히 확인

• 인도 확인서: 인도일, 시설·비품 상태와 기존 파손 부분 기록

• 보증금 관련 서류: 납부액, 공제 내역과 반환 금액 확인

• 변경·종료 합의서: 임차료 변경, 연장, 공간 반환과 미지급금 정산 내용 보관

  
  

이는 관리와 분쟁 대응을 위한 자료이며, 모든 임차 거래에 일률적으로 요구되는 필수 세무 서류 목록은 아닙니다.

전문가가 바뀌거나 직원이 이사하면 회계팀에도 알려 주거비 지원 기간을 갱신해야 합니다. 계약이 끝나지 않아 이후에도 임차료를 지급해야 한다면, 남은 기간의 비용을 설명할 수 있는 합의나 자료를 보관하는 것이 좋습니다.

ESG Global & Partners는 임대차계약, 한국인 전문가의 주거비 증빙과 관련 세무·체류 의무를 검토합니다.

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📞 대표 연락처: +84 972 019 088

🌐 공식 웹사이트: https://esglaw.com.vn

주요 법적 근거

• 시행령 제320/2025/NĐ-CP호 제9조 및 제10조 제8항 b목의 b2·b3

• 시행규칙 제20/2026/TT-BTC호 제3조 제13항 d목

• 시행령 제253/2026/NĐ-CP호 제8조 제2항 h목

• 법률 제47/2014/QH13호 제33조 및 관련 개정 규정

본 글은 2026년 10월 14일까지 확인한 정보를 기준으로 작성되었습니다. 실제 세무 처리는 구체적인 서류와 거래 내용에 따라 검토해야 합니다.